Lernen Sie,„Nein“ zu sagen Ein extrem wichtiger Ratschlag für Ihr ganzes Berufs- und Privatleben: Wenn Sie häufig zusätzliche Verpflichtungen übernehmen – vielleicht sogar Aufgaben anderer –, für die Sie eigentlich gar keine Zeit haben, sollten Sie öfter einmal Nein sagen. Zugegeben, das fällt vielen Menschen nicht leicht, und Sie als Auszubildender oder Berufsanfänger haben es da besonders schwer. Zeigen Sie hier trotzdem Souveränität. Wenn Sie ständig Zusatzaufgaben übernehmen sollen, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder dem Ausbildungsleiter darüber. Die sind dafür verantwortlich, dass Sie genug Zeit bekommen, um alle Ihre Aufgaben ordentlich erledigen zu können, und müssen notfalls auch entscheiden, welche Aufgabe Sie zuerst erledigen sollen und welche später.

Nein zu sagen ist nicht immer einfach. Hier zwei höfliche Varianten:

1.

„Bitte lassen Sie mich darüber nachdenken. Ich rufe Sie in einer Stunde zurück.“

Rufen Sie nach einer Stunde an und sagen Sie höflich und klar Nein, ohne weitere Begründung. Die Bedenkzeit und das zuverlässige Zurückrufen machen Ihre Absage weniger schroff.

2.

„Das würde ich eigentlich sehr gerne machen – zumal mit Ihnen gemeinsam –, stecke aber mitten in einem anderen Projekt.“

Machen Sie deutlich, dass Ihre Kräfte derzeit anderweitig so stark gebunden sind, dass Sie leider zu dieser interessanten Aufgabe Nein sagen müssen und dies wirklich bedauern. Erläutern Sie aber nicht, was „das andere“ ist und warum es Ihnen wichtiger ist. Sonst können Sie leicht in Diskussionen geraten.
Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf Da gibt es nichts zu diskutieren: Ein chaotischer Schreibtisch kostet Zeit. Räumen Sie ihn auf. Das dauert meist nicht länger als zwei bis drei Stunden, aber danach haben Sie den Kopf frei, sind motivierter, fühlen sich besser und haben den Überblick.

Unterteilen Sie einen Tisch (nicht Ihren Schreibtisch) oder den Fußboden in fünf Felder und sortieren Sie Ihre Papierstapel nach folgenden Prinzipien: Wegschmeißen – Wichtig – Weiterleiten – Wunder – Ablage.

Seien Sie beim Feld „Wegschmeißen“ besonders großzügig und bei den Feldern „Wichtig“ und „Ablage“ besonders geizig. In das Feld „Weiterleiten“ kommt alles, was jemand anderes erledigen kann oder muss.

Das Feld „Wunder“ müsste eigentlich nach dem Aufräumen leer bleiben. Die Papiere und Aufgaben, die hierhin gehören, können Sie direkt beim Aufräumen durch ein kurzes Telefonat, Fax oder mit einer Mail erledigen. Wenn nicht, kommt alles in die „Ablage“. Kleben Sie auf die Papiere ein Post-it mit dem Datum, bis wann der Vorgang erledigt sein soll.



Die Methode funktioniert hundertprozentig, wenn Sie sich streng an folgende Regeln halten:

• Bilden Sie keine Zwischenhäufchen

• Fassen Sie jedes Papier nur einmal an

• Bilden Sie keine Felder 5, 6 usw.
Lassen Sie in Zukunft Ihren Schreibtisch so frei wie möglich und platzieren Sie zu erledigende Aufgaben, wenn möglich, hinter sich auf einem zweiten Tisch, einem Regal oder einem halbhohen Schrank.


Fotos: Frank Schuppelius