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Mit diesen Tipps werden Sie garantiert zum Organisationstalent:
Tipp 1
Damit Sie nicht je den Abend abgehetzt und mit vielen unerledigten Dingen im Gepäck nach Hause gehen, brauchen Sie eine durchdachte Arbeitsorganisation und vor a llem viel Selbstdisziplin. Das wird Ihnen übrigens nicht nur bei der Arbeit, sondern auch privat helfen, den Überblick zu behalten.
Tipp 2
Arbeiten Sie mit To-do-Listen, Kalendern oder elektronischen Organizern. Tragen Sie alle Aktivitäten eines jeden Tages sorgfältig ein und kontrollieren Sie deren Erledigung.
Tipp 3
Schreiben Sie auf, was an je dem Tag der kommenden Woche ansteht und was Sie erledigen möchten. Vermerken Sie alle Termine, Aufgaben, Aktivitäten und zu führenden Telefonate (mit Telefonnummern).
Tipp 4
Versuchen Sie realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit Sie für jede geplante Aufgabe benötigen. Nutzen Sie dazu eigene Erfahrungen oder fragen Sie routinierte Kollegen. Wenn Sie nicht auf solche Erfahrungen zurückgreifen können, führen Sie über zwei Wochen ein Arbeitsprotokoll. Hierin notieren Sie sich im 10-Minuten-Takt, wie lange Sie für welche Aufgabe brauchen. Notieren Sie alle Tätigkeiten: jedes Telefonat, jeden Kopiervorgang, jeden Plau sch mit de r Kollegi n. Auf diesem Weg entdecken Sie auch Ihre schlimmsten Zeitdiebe.
Tipp 5
Bei der Einschätzung, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe brauchen werden, zeigen sich in der Praxis die meisten Planungsfehler – übrigens auch bei älteren, erfahrenen Kollegen: Ist die Zeit zu knapp kalkuliert, kommen Sie in Bedrängnis. Bemessen Sie Ihre Zeit dagegen zu großzügig, erschenken Sie einen Teil von ihr, denn Sie brauchen länger als nötig.
Tipp 6
Addieren Sie die geschätzte Dauer aller geplanten Aktivitäten. Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass Sie den ganzen Tag verplant haben. Sie müssen lernen, Pufferzeiten für unvorhergesehene Störungen einzuplanen – die gibt es immer.
